Automação e Inteligência Artificial Aplicadas à Gestão de Mobilização de Veículos e Equipamentos de Contratadas
GEHSE • GASEE • Equipe GASEE - Segurança Patrimonial
Participantes e líderes
Isaac CoelhoGestor
Nayra FerreiraFacilitador
Railza PrataApresentador
Maiconsuel FroisParticipante
Aline Vanessa GodoisParticipante
Wesley FerroParticipante
Reginaldo NascimentoParticipante
Kerle RochaParticipanteDemonstração em 30s
Formato vertical, estilo Reels
Documentação do projeto
Material estruturado enviado pela equipe para avaliação da banca.
Nota técnica
0
Voto popular
0
Ganho estimado
Chance de ser Campeão MPSA
14%
Seletiva (Áreas de Suporte): 7 trabalhos disputando 2 vaga(s) — 29%. Etapa MPSA: 6 finalistas — 50%.
8 participantes envolvidos
Resumo
Foi desenvolvida internamente uma plataforma integrada utilizando Power Apps, SharePoint, Power Automate e Microsoft Copilot, concentrando em um único ambiente todo o processo de mobilização e desmobilização de veículos, equipamentos e ferramentas das empresas contratadas. A solução permite que empresas externas realizem suas solicitações de forma segura, enquanto todas as áreas responsáveis efetuam suas análises em um fluxo único, automatizado e totalmente rastreável. A plataforma automatiza as aprovações sequenciais e envia notificações ao próximo responsável sempre que uma etapa é concluída, eliminando controles paralelos e reduzindo significativamente o tempo de processamento das solicitações. Toda a documentação permanece vinculada ao cadastro do veículo, proporcionando maior organização, transparência e facilidade de consulta. Como diferencial, a solução passou a monitorar automaticamente o vencimento dos documentos obrigatórios, enviando alertas preventivos aos fiscais de contrato e às empresas contratadas. Também foi incorporada Inteligência Artificial para análise dos laudos de opacidade, reduzindo o tempo de avaliação de aproximadamente 5 dias para cerca de 2 minutos, aumentando a produtividade e apoiando tecnicamente as áreas responsáveis. Além de proporcionar maior eficiência operacional, a plataforma passou a oferecer indicadores gerenciais da frota, histórico completo das movimentações, controle da mobilização e desmobilização, segregação de acesso entre contratadas e maior governança do processo, transformando uma atividade antes fragmentada em um fluxo digital, inteligente e integrado.
Problema resolvido
O processo de mobilização e desmobilização de veículos, equipamentos e ferramentas das empresas contratadas era executado de forma descentralizada, utilizando formulários, listas do SharePoint e trocas constantes de e-mails entre as áreas responsáveis pelas aprovações. Essa dinâmica dificultava o acompanhamento das solicitações, aumentava o tempo de resposta e gerava retrabalho durante todo o processo. Cada área realizava suas análises em controles próprios e independentes, sem integração das informações. Documentos como laudos de opacidade, relatórios de telemetria e demais requisitos obrigatórios eram gerenciados em plataformas distintas, dificultando a consolidação das informações e a rastreabilidade das aprovações. Além disso, não existia uma gestão centralizada da frota mobilizada. Não era possível obter, de forma rápida e confiável, indicadores sobre os veículos ativos por contrato, situação das aprovações, histórico das movimentações ou vencimento da documentação obrigatória, tornando o processo excessivamente operacional e dependente de acompanhamento manual. Como consequência, havia baixa visibilidade do processo, elevado esforço administrativo, maior risco de inconsistências e dificuldade para garantir que toda a documentação permanecesse atualizada durante o ciclo de vida da mobilização.
Impacto gerado
Transformação Digital do Processo: A implantação da plataforma proporcionou a digitalização completa do processo de mobilização e desmobilização, eliminando controles paralelos e centralizando em um único ambiente todas as aprovações, documentos e informações das empresas contratadas. Com isso, o processo tornou-se mais organizado, padronizado e totalmente rastreável. 2. Automação e Agilidade Operacional Automação do fluxo de aprovações e das notificações reduziu significativamente o tempo de processamento das solicitações, eliminando etapas manuais e diminuindo o retrabalho entre as áreas envolvidas. A solução também ampliou a transparência do processo, permitindo o acompanhamento em tempo real do status de cada solicitação 3. Gestão Preventiva da Documentação A plataforma passou a monitorar continuamente a validade dos documentos obrigatórios, enviando alertas automáticos aos responsáveis antes dos vencimentos e fortalecendo a conformidade dos processos. 4. Inteligência Artificial Aplicada ao Processo A integração do Microsoft Copilot permitiu automatizar a análise dos laudos de opacidade, reduzindo o tempo de avaliação de aproximadamente cinco dias para cerca de dois minutos, aumentando a produtividade e a assertividade das análises. 5. Gestão Inteligente da Frota A solução passou a disponibilizar indicadores gerenciais, histórico completo das mobilizações e desmobilizações, rastreabilidade das aprovações e controle da frota mobilizada por contrato, apoiando a tomada de decisão. 6. Registro Fotográfico Integrado O aplicativo permite anexar fotografias do veículo ou equipamento (frontal, traseira e laterais), criando um histórico visual que facilita inspeções, auditorias, validações e futuras consultas. 7. Segurança da Informação e Governança Foram implementados controles de acesso por perfil, garantindo que cada empresa contratada visualize apenas suas próprias solicitações, assegurando confidencialidade, rastreabilidade e governança das informações. 8. Inovação Desenvolvida Internamente Toda a solução foi concebida e desenvolvida pela equipe GEHSE e CGC utilizando exclusivamente recursos do Microsoft 365, sem necessidade de aquisição de softwares ou desenvolvimento externo, demonstrando inovação, otimização de recursos e autonomia técnica. Diferenciais da solução Desenvolvida internamente pela equipe GEHSE. Sem custo de aquisição de software. Utilização de Power Apps, SharePoint e Microsoft Copilot. Acesso seguro para usuários externos (contratadas). Integração de Inteligência Artificial ao processo. Controle de todo o ciclo de vida do veículo (mobilização, acompanhamento e desmobilização). Plataforma única para todas as áreas envolvidas.